Dr. Jan Vlacek buchte bereits vorab sämtliche Unterkünfte für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer der „Arbeitsgruppe Zillertal“, welche vom 6. bis zum 18. Oktober 2011 an der arteologischen Voraberkundung teilnahmen. Um die jeweiligen Anfahrtsstrecken kurz zu halten wurde im zentralen Talbereich, in der Nähe von Zell am Ziller eine Frühstückspension mit Seminarräumen reserviert, um einerseits wenig Zeit mit Fahrtaufwand zu verlieren und andererseits bereits am Abend die jeweiligen Arbeitsergebnisse der einzelnen Erkundungstrupps einer ersten Bewertung zuführen zu können und den erforderlichen, fachlichen Austausch zu pflegen. Jedoch zeigte sich bereits bei Eintreffen der Arbeitsgruppe am Treffpunkt Jenbach (Verkehrsknotenpunkt im Inntal mit Schnellzugverbindungen der ÖBB [Österreichische Bundesbahn] , von dem aus die Zillertalbahn, sowie die Busverbindungen ins Zillertal anschliessen), dass diese Erkundungsexpedition von Anbeginn an in das Marketingkonzept der verantwortlichen Fremdenverkehrsverbände des Zillertals vermarktungsmässig eingeplant wurde. Bereits am Bahnhofsvorplatz von Jenbach warteten eine Blasmusikkapelle und eine Schützenkompanie, sowie mehrere politische und administrative Vertreter des Zillertals zur Begrüssung auf. Das Rondell des Kreisverkehrs war mit den Fahnen der Republik Österreich, der EU-Fahne, sowie der Fahne des Bundeslandes Tirol beflaggt und am abgesperrten Parkplatz eine mit Blumen geschmückte Rednertribüne aufgebaut. Zahlreiche Medienvertreter aus lokaler Presse, öffentlichem und privatem Fernsehen und Radio dokumentierten diese Begrüssung. Mag. Bendikt Eberharter, Landesrat für Tourismus und Fremdenverkehr hiess im Namen des Landes Tirols die „Arbeitsgruppe Zillertal“ willkommen betonte im Namen des gesamten Begrüssungskommitees das gemeinsame Interesse an dieser arteologischen Expedition und gab der Hoffnung Ausdruck, dass durch diese wissenschaftlichen Forschungen der Raum Zillertal eine zusätzlichen Aufwertung, abseits von Tourismus und Kultur erfahren möge.

Auch wenn das Ausmass dieser offiziellen Begrüssung bei zahlreichen Expeditionsteilnehmerinnen und –teilnehmern leichte Verwunderung auslöste, so stellte sich doch erst mit dem weiteren Verlauf in nahezu grotesker Weise heraus, auf welche Art und Weise diese Expedition medial ausgeschlachtet wurde: während geplant war mittels eines gecharterten Busses zur Unterkunft nach Zell am Ziller zu reisen, hatte das Begrüssungskommitee ohne Absprache beschlossen, diese letzte Etappe der Anreise mit der Kleinspurbahn der Zillertalbahn durchzuführen. Dazu wurde das gesamte Team in einen sogenannten „Fasslwagen“ gebeten – ein Waggon der im Inneren verrustikalisiert an ein grosses Fass erinnert – wo während der Fahrt eine improvisierte Pressekonferenz abgehalten wurde. Diesem Zug vorgespannt war eine Dampflok und bei jeder grösseren Haltestelle standen winkende Kinder in lokaler Tracht mit Blumen am Bahnsteig und sangen fröhliche Lieder.

Auf eindringliche Nachfrage hin erläuterte Mag. Eberharter, dass sowohl die Ankunft des Expeditionsteams, als auch die Erkundungstätigkeiten laufend medial begleitet würden und neben der üblichen Berichterstattung auch eine TV-Dokumentation darüber im Österreichischen Rundfunk geplant sei. Dem Einwurf von Dr. Jan Vlacek, dass derartige und unwissenschaftliche Inszenierungen weder abgemacht noch erwünscht seien, begegnete Mag Eberharter mit einem vorgefassten Vertragswerk, welches dem Verband der Zillertaler Tourismusvereine die medialen Nutzungsrechte in touristischer Hinsicht in allen Medien erlaubte und andererseits in allen arteologischen und wissenschaftlichen Belangen der Expedition das alleinige Veröffentlichungs- und Nutzungsrecht, einschliesslich etwaiger Funde selbst zu einem späteren Zeitpunkt einräumte. Als Gegenleistung verpflichtete sich der Verband der Zillertaler Tourismusvereine für sämtliche Beherbergungs- und Bewirtungskosten aufzukommen und stellte zwei Kleinbusse samt Fahrer für den Zeitraum 6. bis 18. Oktober 2011 zur Verfügung.

Nach eingehender und intensiv diskutierter interner Beratung und der Einholung einer rechtlichen Expertise wurde dieser Vertrag mit einigen erforderlichen Abänderungen seitens des Expeditionsteams von beiden Seiten – unter medialer Begleitung – feierlich im Tourismusbüro der Gemeinde Zell am Ziller am 9. Oktober 2011 unterzeichnet.